כשמדובר בג'ימייל, או באאוטלוק, קל מאוד להגיע למצב שבו התיבה ״מבולגנת״. כדי לשמור על סדר ולהפוך את ניהול האימייל לקל יותר, ניתן להשתמש במסננים חכמים בג'ימייל כדי לרכז הודעות לפי נושאים וחוקיות.
שלב 1: יצירת מסנן בסיסי
הצעד הראשון הוא יצירת מסנן שיזהה את ההודעות הרלוונטיות. ניתן לעשות זאת על ידי חיפוש מילות מפתח שמאפיינות סוגים שונים של מיילים, כמו "חשבונית", "הזמנה", "דו"ח", או כל נושא אחר שחשוב לעקוב ולנהל.
פתחו את ג'ימייל ולחצו על החץ הקטן בשורת החיפוש (הצגת אפשרויות חיפוש).
בחרו באפשרות "מאת" אם אתם מקבלים מיילים מספקים או לקוחות מסוימים.
בשדה ״כולל את המילים", הזן מילות מפתח שמאפיינות את סוג המיילים שאתה רוצה לארגן.
לחצו על "חפש" כדי לוודא שהחיפוש מאתר את ההודעות הנכונות.
כאשר התוצאות עונות על הצרכים שלכם, לחצו על "מסנן חדש".
שלב 2: מיון לפי נושאים
לאחר שהגדרתם מסנן שמאתר סוגי מיילים מסוימים,
תוכלו להוסיף קריטריונים נוספים כדי למיין אותם לפי נושאים או שולחים ספציפיים.
העבר לארכיון/ כסמן נקרא/ כוכב/ מחיקה/ אין לשלוח פריט זה לדואר הזבל אף פעם
בחרו את האפשרות "החלת לתווית" וצור תוויות לפי נושא (לדוגמה: "מיילים מהעבודה", "עדכוני ישב״צ", "חשבוניות 2024-2025") כל מייל שיתקבל מעתה יחול עליו תויות x.
העברה לנמענים: בחירת כתובת…, תוכלו לייצר העתק של המייל אל חשבון מייל אחר (ריכוז חשבוניות)
שליחת תבנית: בחירת תבנית…, תוכלו לייצר אוטמציה לשליחת תשובה על בסיס תבנית מוגדר מראש
החלת המסנן גם על שיחות תואמות. החלה של מסנן זה לפי שיחות תאומות משולח x.
אקסטרה: יצירת חוקיות נוספת
כדי לוודא שכל המיילים הנכונים ייכנסו לתוויות המתאימות, תוכלו לקבוע חוקיות נוספת במסננים. למשל, תוכלו לסנן לפי טווח זמנים, כמות קבצים מצורפים, סוגי קבצים או מילות מפתח ספציפיות שנמצאות בכותרת או בגוף ההודעה. בנוסף תוכלו לסנן את האירועים שנכנסים ללוח שנה שלכם באותה הדרך שהצגתי במאמר זה.
לסיכום
בעזרת מסננים חכמים בג'ימייל, אפשר לארגן את כל סוגי המיילים שלכם במיקום אחד לפי נושאים וחוקיות.
האאוטלוק פועל בצורה זהה לחלוטין! והכי חשוב בדרך הזאת תוכלו לשמור על תיבת דואר מסודרת ונגישה.
Comments