תוכנית עבודה- איך עובדים הכי נכון?

תכנון שנתי ארגוני: כלי לניהול עסקי ולהשגת יעדים

תהליך התכנון השנתי הארגוני הוא כלי מרכזי בניהול עסקי, המתמקד בהשגת יעדים. תהליך זה כולל ניתוח אסטרטגי של הסביבה החיצונית והפנימית של הארגון ושל יחידותיו השונות. התכנון השנתי מביא להתמקדות בכיוונים עתידיים ומתרגם אותם ליעדים ארגוניים. תוכנית שנתית כוללת סדרי עדיפויות, לוחות זמנים, ודרישות תקציביות להשגת היעדים.

מהי תוכנית עבודה?

תוכנית עבודה שנתית היא תוכנית פעולה המתוכננת למשך כל השנה, במטרה:

1. להשיג את היעדים העסקיים שהוגדרו על ידי הארגון.

2. להבטיח את קיום יעדי הארגון ומשימותיו.

3. לקדם את תהליך המימוש של החזון הארגוני.

יתרונותיה המרכזיים של תוכנית עבודה:

1. הגדרת פעילויות ברורה ומתועדת: מגדירה את הפעילויות וההישגים שיש לבצע על פי טווח זמן מוגדר.

2. מיקוד מאמצים: התוכנית מתמקדת ומכוונת את המאמצים באופן ייחודי וממוקד של המחלקה או החטיבה.

3. בדק בית שנתי: מאפשרת התאמה למציאות המשתנה, חיזוק התשתית הארגונית ושיפור הניהול הכללי.

4. מוכנות לבקרה ולמדידה: מאפשרת התייעלות משמעותית.

5. חדשנות ארגונית: מחדשת את הפעילות העסקית, הצורה והדרך שבה מתבצעים תהליכים.

6. מדידה של עומסי עבודה על העובדים: מאפשרת ניהול יעיל של כוח האדם על ידי מעקב אחר עומסי העבודה והתאמת המשימות בהתאם לכושר הביצוע של העובדים.

מהי תוכנית עבודה טובה?

תוכנית עבודה טובה מאפשרת את קיום היתרונות שצוינו לעיל ובנוסף:

1. קידום הארגון: מקדמת את הארגון אל עבר מטרותיו.

2. יצירה וביטוי של החזון: מאפשרת יצירה ומבטאת את החזון והשאיפות של הארגון.

3. שיקול מימד הזמן והמשאבים: לוקחת בחשבון את הזמן והמשאבים הדרושים לביצוע.

4. סינון סינדרום ה-"שלוף": מתוכננת בצורה מסודרת ומונעת פעולות בלתי מתוכננות.

5. שיתוף פעולה ואינטגרציה: מהווה מכנה משותף לעבודה שיתופית ודורשת אינטגרציה בין חלקי הארגון.

איומים וסכנות בתכנון התוכנית

כאשר הארגון מציב לעצמו כמטלה שנתית את בניית תוכנית העבודה, קיימים מספר איומים להתממשות התוכנית, כגון:

1. נוקשות המטלה: התייחסות לתוכנית כמטרה ולא כאמצעי.

2. תסכול מתוכנית לא ריאלית: יעדים שאינם ברי השגה עלולים לגרום לתסכול בקרב העובדים.

3. אשליה של וודאות: הצורך להתמודד עם דילמות בלתי צפויות בזמן אמת דורש הכנת תוכנית מגירה.

4. בזבוז זמן וכוחות עבודה: "הרבה תכנונים, מעט עבודה".

5. תיבת פנדורה: בניית התוכנית עשויה לפתוח נושאים לא קשורים באופן ישיר לארגון ולעורר התנגדות וקונפליקטים בין אישי.

בין אם נרצה ובין אם לא, תוכנית העבודה היא עמוד התווך של כל ארגון ומשפיעה על התוצאות העסקיות שלו. לכן, על הארגון להקדיש תשומת לב רבה לנושא זה.

במאמרים הבאים אעסוק בשלבים של פיתוח תוכנית עבודה ועוד.